Hvordan godkjenner jeg timene i portalen?
Timer viser alle ansatte og alle dager på én skjerm. Godkjenn alt som stemmer med planen i ett trykk, eller per føring og per dag.
Gjelder når bedriften har slått på «Timer må godkjennes». Åpne Timer i portalen. «Godkjenn alle som stemmer» øverst godkjenner i ett trykk det som stemmer med planen; resten står igjen med en forklaring. En føring godkjennes også med ett trykk, og hele dagen med «Godkjenn» i sumraden nederst. Er noe feil, «Send tilbake» med en beskjed, så retter den ansatte i appen. Bare godkjente timer går videre til fakturagrunnlaget.
Når trengs det?
Bare når bedriften har slått på Timer må godkjennes. Den står av fra starten: da er timene ferdige når de ansatte sender dem inn, og det er ingenting å godkjenne. Eier og administrator slår den på under Ansatte i portalen, eller i appen under Innstillinger → Arbeid. Den gjelder alle telefonene i bedriften.
Står den på, kan bare eier og administrator godkjenne. En ansatt som prøver, får timene lagret som innsendt.
Timer
Timer viser én rad per ansatt og én kolonne per dag. Trykk på en føring for å se detaljene: timer, aktivitet, overtid, kjøring, utlegg og kommentar.
Godkjenne
- Alt som stemmer: øverst står hvor mange føringer som venter, og hvor mange av dem som stemmer med planen. Godkjenn alle som stemmer tar dem i ett trykk. En føring stemmer når personen sto i planen på den jobben den dagen, det er vanlig tid på en hverdag, og dagen har høyst 9 timer. Resten blir stående med grunnen, for eksempel «overtid» eller «ikke i planen på Olsen», og godkjennes én og én.
- Én føring: åpne den og trykk godkjenn.
- Hele dagen: sumraden nederst har Godkjenn per dag, med antall føringer. Bekreftelsen viser hver eneste føring dagen treffer, med navn, timer og prosjekt, og sier fra hvis noen av dem er skjult av søk eller filter. Dagen godkjennes i sin helhet.
Bare timer som er sendt inn kan godkjennes. Utkast står hos den ansatte.
Når hele uka er ført og godkjent, kommer Last ned til lønn øverst: en fil med timene per ansatt, delt på vanlig tid og overtid, som åpnes i Excel.
Send tilbake
Er noe feil, trykk Send tilbake på føringen og skriv hva som mangler. Den ansatte får føringen tilbake som utkast i appen, retter og sender inn på nytt. Send tilbake finnes også på godkjente føringer; det er veien tilbake når en dag ble godkjent for raskt.
Godkjente timer går videre til fakturagrunnlaget. Se Hvordan får jeg fakturagrunnlaget ut?.