Hva viser jeg fram ved tilsyn?
Tilsynet spør etter systemet og dokumentasjonen. Begge deler ligger i Enklis.
Hent ut HMS-dokumentasjonen som PDF fra appen: ett skjema, eller alt samlet for prosjektet. Sjekklister, SJA, vernerunder og avvik står med hvem som gjorde hva og når. Kravene om skriftlig risikovurdering, avviksrutine og gjennomgang dekkes av det dere faktisk har fylt ut.
Dokumentasjonen
Alt HMS-arbeid ligger på prosjektet det gjelder: sjekklister, SJA, vernerunder og avvik, med dato, hvem som fylte ut, og bilder. Fra HMS-fanen i appen henter du ut ett skjema som PDF, eller hele HMS-dokumentasjonen for prosjektet samlet.
I portalen ser du alle avvik og alle skjema for bedriften under HMS.
De skriftlige kravene
Internkontrollforskriften § 5 stiller åtte krav. Fem av dem må være skriftlige:
- Dokumenterte HMS-mål.
- Oversikt over organisering og ansvar.
- Kartlegging og risikovurdering, med tiltak. Det er SJA-ene og sjekklistene deres.
- Rutine for avvik: avdekke, rette opp, forebygge. Det er avvikene, med oppfølgingen.
- Jevnlig gjennomgang av selve systemet. Det er vernerundene og de utfyllende listene.
Mål og organisering skriver dere selv; det er et dokument på en side. Resten dokumenteres av det dere faktisk gjør i appen.
Byggherre og hovedentreprenør
Blir dere bedt om å vise HMS-dokumentasjon før en jobb, er PDF-en fra prosjektet det de spør etter. Send den som PDF: «Del prosjektet» deler bilder og mapper, aldri HMS, SJA eller avvik. Se Hva ser gjesten?.